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Warum Werke weiter mit Tabellen arbeiten und welche Sie zuerst ersetzen sollten

DBR77 Team9 Min. Lesezeit

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Werke behalten Tabellen, weil diese Aufgaben übernehmen, die die offiziellen Systeme unerledigt lassen: Sie führen Daten aus mehreren Quellen zusammen, verfolgen Maßnahmen über Abteilungsgrenzen hinweg und halten Definitionen fest, die noch niemand in Software abgebildet hat. Versuchen Sie nicht, alle abzuschaffen. Listen Sie sie eine Woche lang auf, finden Sie die wenigen, die in Entscheidungen der Schicht einfließen oder abgetippte Daten enthalten, und ersetzen Sie diese nacheinander, beginnend mit der, deren Fehler am teuersten wären.

Warum die Tabellen überleben

Eine Tabelle im Werk ist selten ein Zeichen von Bequemlichkeit. Jemand hat sie gebaut, weil heute etwas erledigt werden musste und kein System es tat. Diese Funktion müssen Sie verstehen, bevor Sie die Datei anfassen.

Funktion der TabelleWarum das offizielle System sie nicht erfülltWas ein Ersatz bieten muss
Führt Zahlen aus MES, ERP und Qualität in einem Bericht zusammenJedes System zeigt nur seine eigenen DatenEin Datensatz, in den mehrere Abteilungen schreiben
Verfolgt offene Maßnahmen aus der MorgenbesprechungMaßnahmen gehen über Abteilungen hinweg, und jedes System hat seine eigene To-do-ListeAufgaben mit Verantwortlichem, Termin und Verlauf, woher sie auch kommen
Hält eine KPI-Definition fest („was bei uns als Stillstandszeit zählt“)Die Definition wurde nie vereinbart oder konfiguriertEine Definition, einmal konfiguriert und in jeder Ansicht verwendet
Baut den Plan nach einer Änderung neu aufDas Planungswerkzeug wird nur langsam aktualisiert, oder niemand traut ihmEin Plan, der die Fertigung erreicht und Rückmeldung liefert
Überbrückt eine Lücke während eines ProjektsDas Softwareprojekt ist noch Monate entferntEine Übergangslösung, die nicht zur Dauerlösung wird

Das gemeinsame Muster ist Geschwindigkeit. Ist der offizielle Weg langsamer als die Behelfslösung, nehmen die Leute die Behelfslösung. Eine Umfrage unter 260 Herstellern von InfinityQS, einem Anbieter von Qualitätssoftware, ergab, dass 53 % Tabellen zur Datenerfassung nutzten und 47 % weiterhin auf Bleistift und Papier setzten. Die Umfrage stammt aus dem Jahr 2017 und wurde von einem Unternehmen durchgeführt, das eine Alternative verkauft. Lesen Sie sie als Hinweis darauf, wie verbreitet die Praxis ist; über die heutigen Werke sagt sie nichts aus.

Eine Woche lang jede gemeinsame Tabelle auflisten, die wöchentlich geöffnet wird.

Animiertes Diagramm: welche Excel-Tabellen in der Fabrik zuerst abgelöst werden sollten

Nicht jede Tabelle ist ein Problem

Forscher der Tuck School of Business am Dartmouth College haben operative Tabellen aus realen Organisationen geprüft. Eine frühere Studie mit 50 Arbeitsmappen fand Fehler in 0,8 bis 1,8 % der Formelzellen, je nachdem, wie man einen Fehler definiert. Eine Folgestudie mit 25 Tabellen aus fünf Organisationen untersuchte dann, welche Wirkung diese Fehler hatten. Ihre Autoren stellten fest, dass viele Fehler keine quantitative Auswirkung haben und oft in unwichtigen Teilen einer Arbeitsmappe sitzen, während manche die Kernergebnisse erheblich beeinflussen.

Für ein Werk ist dieser Befund nützlich. Das Risiko konzentriert sich auf die Tabellen, in die echte Entscheidungen einfließen. Die private Was-wäre-wenn-Tabelle eines Planers birgt wenig Risiko. Eine gemeinsame Arbeitsmappe, die die Reihenfolge für morgen festlegt oder die der Werkleiter als offizielle Stillstandszahl liest, birgt viel. Was Insellösungen allgemein kosten und wie man das misst, behandelt der Artikel Die wahren Kosten von Insellösungen und Tabellen im Werk. In diesem Artikel geht es darum, bei welchen Dateien Sie handeln sollten.

Eine einwöchige Bestandsaufnahme der Tabellen

Was Sie nicht aufgelistet haben, können Sie nicht priorisieren. Bitten Sie jeden Abteilungsleiter, jede gemeinsam genutzte Tabelle zu nennen, die sein Team mindestens einmal pro Woche öffnet, und füllen Sie pro Datei eine Zeile aus.

SpalteWas einzutragen istWarum es wichtig ist
Datei und VerantwortlicherName, Ablageort, die eine Person, die sie pflegtDateien ohne Verantwortlichen sind das erste Risiko
LeserWer sie öffnet und in welcher BesprechungZeigt, ob sie persönlich oder gemeinsam genutzt wird
Entscheidung, in die sie einfließtWas jemand daraus entscheidetKern der Priorisierung
HäufigkeitPro Schicht, täglich, wöchentlich, monatlichDateien pro Schicht wirken direkt auf die Fertigung
QuellenWoher die Zahlen kommenZeigt Abtippen und Exporte
Abgetippte DatenWird ein Wert eingetippt, der schon in einem System existiert?Doppelerfassung und Auseinanderlaufen der Daten
Wenn sie falsch istWas passiert und wie schnell es jemand merken würdeTrennt harmlose von teuren Fehlern

Beschränken Sie sich auf eine Woche und bleiben Sie auf der Ebene der Dateien. Die Zellen prüfen Sie später, und nur bei den Dateien, die Sie ersetzen wollen. Nehmen Sie auch die Dateien auf, die Schichtleiter für sich führen, wenn andere sie lesen.

Welche Sie zuerst ersetzen sollten

Priorisieren Sie die Liste mit vier Fragen. Eine Datei mit drei oder vier Ja-Antworten ist ein starker Kandidat.

  1. Fließt sie noch innerhalb der Schicht in eine Entscheidung an der Linie ein? Reihenfolgeänderungen, Personaleinsatz, Sperrungen, Instandhaltungsprioritäten.
  2. Enthält sie Daten, die aus einem anderen System abgetippt werden? Abgetippte Daten laufen auseinander, und niemand weiß, welche Kopie stimmt.
  3. Wird sie von mehreren Abteilungen gemeinsam genutzt? Bei abteilungsübergreifenden Dateien vervielfachen sich die Versionen.
  4. Bliebe ein Fehler unbemerkt, bis an der Linie oder beim Kunden etwas schiefgeht? Tabellenfehler sind schwer zu erkennen, selbst für die Menschen, die die Datei gebaut haben.

Behalten Sie die Tabelle, wenn sie eine einmalige Analyse, eine persönliche Berechnung oder der Prototyp einer neuen Kennzahl ist, die das Team noch erprobt. Ein neuer KPI beginnt oft in einer Arbeitsmappe, und das ist ein vernünftiger Ort, um eine Definition auszuprobieren, bevor man sie konfiguriert.

Typische erste Kandidaten sind das Schichtübergabeblatt, die Liste offener Maßnahmen aus der täglichen Besprechung, die Arbeitsmappe, die OEE oder Stillstandszeit zwischen Produktion und Instandhaltung abgleicht, und die Datei, in der Planer Auftragsdaten abtippen.

Wie Sie eine Tabelle ablösen, ohne zu verlieren, was sie leistete

Ersetzen Sie die Funktion, dann die Datei. In den meisten Fällen genügen fünf Schritte.

  1. Schreiben Sie die Funktion in einem Satz auf. „Diese Datei sagt der kommenden Schicht, welche Aufträge laufen, was steht und was noch offen ist.“ Gelingt Ihnen der Satz nicht, erfüllt die Datei mehrere Funktionen; trennen Sie sie.
  2. Übertragen Sie zuerst die Definitionen. Jede Formel, die eine Regel abbildet („geplante Umrüstungen zählen nicht als Stillstandszeit“), muss im System vereinbart und konfiguriert werden. Lassen Sie das aus, zeigt die neue Ansicht eine andere Zahl, und die Leute gehen zurück zur Datei.
  3. Lassen Sie beide für einen festen Zeitraum parallel laufen. Viele Werke betreiben beide einige Wochen nebeneinander, lange genug, um die Zahlen zu vergleichen und die Lücken zu finden. Legen Sie das Enddatum im Voraus fest.
  4. Frieren Sie die Datei ein. Setzen Sie sie am vereinbarten Datum auf schreibgeschützt und vermerken Sie auf dem ersten Blatt, wo die Daten jetzt liegen.
  5. Prüfen Sie nach einem Monat. Fragen Sie die Nutzer der Datei, was sie jetzt stattdessen tun. Ist eine neue private Kopie entstanden, fehlt dem Ersatz etwas; finden Sie heraus, was.

Illustratives Beispiel: Ein Schichtleiter füllt eine Übergabe-Arbeitsmappe aus den MES-Ansichten, dem Instandhaltungsprotokoll und aus dem Gedächtnis aus. Das Werk verlegt die Übergabe in das Produktionssystem, in dem die Notiz mit den Produktions- und Stillstandsdaten der Schicht vorbelegt ist und der Schichtleiter sie bearbeitet. Drei Wochen lang laufen beide parallel. Der Vergleich zeigt, dass die Arbeitsmappe auch Materialengpässe aufführte, die die neue Notiz nicht abdeckte, also ergänzen die Schichtleiter dafür eine Zeile. Danach wird die Datei eingefroren.

Wie das in DBR77 IRIS funktioniert

DBR77 IRIS ist eine Webanwendung, die im Browser läuft. Eine gemeinsame Arbeitsmappe zu ersetzen heißt also nicht, auf dem PC jedes Schichtleiters Software zu installieren.

IRIS MES übernimmt die Produktionsdateien. Fertigungsaufträge lassen sich aus CSV- oder XLSX-Dateien mit gespeicherter Spaltenzuordnung und Vorschau importieren, was während des Parallelbetriebs hilft. Es verwendet in allen Ansichten eine OEE-Definition, und die Ursachenlisten für Stillstände werden einmal konfiguriert. Die Notiz zur Schichtübergabe lässt sich mit einem Klick aus MES-Daten befüllen: eine Zusammenfassung von Produktion und Stillständen der Schicht, laufende Aufträge, offene Stillstände, Andon-Alarme und Störungen sowie der Status der Stationen. Der Schichtleiter korrigiert den Text vor dem Speichern.

IRIS Aufgaben ersetzt die Maßnahmenliste. Aufgaben entstehen automatisch aus Ereignissen in anderen Modulen, etwa Instandhaltungsaufträgen, Andon-Rufen und Abweichungen, oder werden von Hand angelegt, und jede hat einen Typ, einen Verantwortlichen, einen Termin und einen Verlauf. Die Analyseansicht zeigt Termintreue und überfällige Aufgaben nach Bereich, sodass die tägliche Besprechung den Rückstand ohne separate Datei durchgehen kann.

IRIS KPI enthält die gemeinsamen Zahlen. Die Module veröffentlichen ihre eigenen Kennzahlen jede Stunde, zum Beispiel OEE aus MES, MTBF und MTTR aus der Instandhaltung und die Erstdurchlaufquote aus der Qualität, und die KPI-Liste zeigt die Quelle jedes Werts. Eine Kennzahl ohne Messwert erscheint leer statt als null. Kennzahlen, die noch kein Modul erzeugt, müssen weiterhin von Hand oder als Sammelimport erfasst werden, sodass ein Teil einer KPI-Arbeitsmappe manuell bleiben kann, bis eine Datenquelle angebunden ist.

Wie sich Systeme Schritt für Schritt verbinden lassen, beschreibt Wie Sie MES, WMS, QMS und CMMS vereinheitlichen, ohne alles zu ersetzen. Was geschieht, nachdem ein Signal zur Aufgabe geworden ist, behandelt Vom Signal über die Aufgabe zum Abschluss: So funktioniert der Ausführungskreislauf.

Häufige Fragen

Sollten wir Tabellen verbieten?

Nein. Ein Verbot treibt die Dateien in den Untergrund. Ersetzen Sie die gemeinsamen Dateien, in die Entscheidungen einfließen, und lassen Sie persönliche Analysen in Ruhe.

Wie viele Tabellen sollten wir auf einmal ersetzen?

Beginnen Sie mit einer oder zwei Dateien. Jeder Ersatz braucht vereinbarte Definitionen und einen Parallelbetrieb, und die Nutzer der Datei brauchen Zeit, der neuen Ansicht zu vertrauen.

Was, wenn die Tabelle eine Definition enthält, über die sich niemand einig ist?

Klären Sie zuerst die Definition, mit den Verantwortlichen aus Produktion, Instandhaltung und Qualität am Tisch. Eine umstrittene Definition in Software zu konfigurieren, verlagert den Streit nur in eine neue Ansicht.

Wer sollte die Bestandsaufnahme verantworten?

Eine Person mit Weisungsbefugnis über Abteilungen hinweg, meist der Werkleiter oder ein Verantwortlicher für operative Exzellenz. Die Abteilungsleiter füllen die Zeilen aus; der Verantwortliche priorisiert sie.

Fazit

Werke arbeiten weiter mit Tabellen, weil die Dateien echte Aufgaben erfüllen, die Systeme unerledigt lassen. Listen Sie die gemeinsamen Dateien eine Woche lang auf, priorisieren Sie sie danach, ob sie in Entscheidungen in der Fertigung einfließen, abgetippte Daten enthalten, Abteilungsgrenzen überschreiten und Fehler verbergen, und beginnen Sie mit der obersten oder den obersten zwei. Übertragen Sie bei jeder zuerst die Definitionen, lassen Sie beide für einen festen Zeitraum parallel laufen und frieren Sie dann die Datei ein.

Quellen