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工場がいまもスプレッドシートで回っている理由と、最初に置き換えるべきファイル

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工場でスプレッドシートが使われ続けるのは、公式のシステムが引き受けていない仕事をスプレッドシートが担っているからです。複数のシステムのデータをまとめる、部門をまたぐアクションを追う、まだどのソフトウェアにも組み込まれていない定義を保持する、といった仕事です。すべてをなくそうとする必要はありません。1週間かけて一覧を作り、シフト中の判断に使われているファイルや、再入力したデータを含むファイルを見つけ、それらを1つずつ置き換えてください。最初に手を付けるのは、間違いが起きたときに最もコストが大きいファイルです。

スプレッドシートがなくならない理由

工場にスプレッドシートがあるのは、怠慢のせいであることはまずありません。今日中に片付けるべき仕事があり、それを引き受けるシステムがなかったので、誰かが作ったのです。ファイルに手を付ける前に、まずその仕事を理解してください。

スプレッドシートが担う仕事公式のシステムが担わない理由置き換え先に必要なこと
MES、ERP、品質の数字を1つのレポートにまとめる各システムは自分のデータしか表示しない複数の部門が書き込む1つの記録
朝のミーティングで出た未完了のアクションを追うアクションが部門をまたぎ、システムごとに別々のToDoリストがある発生元にかかわらず、担当者、期限、履歴を持つタスク
KPIの定義（「この工場で何を停止時間に数えるか」）を保持する定義が合意も設定もされていない一度設定し、すべての画面で使う1つの定義
変更があったときに計画を組み直す計画ツールの更新に時間がかかる、または信頼されていない現場に届き、現場から実績が返ってくる計画
プロジェクト期間中のすき間を埋めるソフトウェア導入がまだ数か月先恒久化しない一時的な置き場

共通しているのはスピードです。公式の手順が回避策より遅ければ、人は回避策を使います。品質管理ソフトウェアを販売するInfinityQSが製造業260社を調査したところ、53%がデータ収集にスプレッドシートを使い、47%がいまも紙と鉛筆に頼っていました。この調査は2017年のもので、代替製品を販売する企業が実施しています。こうした使い方がどれほど一般的かを示す目安として読んでください。現在の工場を測った数字ではありません。

1週間かけて、週に1回以上開かれる共有スプレッドシートをすべて一覧にします。

アニメーション図：工場のスプレッドシートのうち、最初に置き換えるべきもの

すべてのスプレッドシートが問題なわけではない

ダートマス大学タック・スクール・オブ・ビジネスの研究者は、実際の組織で使われている業務用スプレッドシートを監査しました。50のワークブックを対象にした先行研究では、エラーの定義によって数式セルの0.8%〜1.8%にエラーが見つかりました。続く研究では、5つの組織から集めた25のスプレッドシートについて、そのエラーが何をもたらしたかを測定しています。著者らによると、多くのエラーは数値に影響せず、ワークブックの重要でない部分にあることが多い一方で、主要な結果を大きく変えるエラーもありました。

この結果は工場でもそのまま使えます。リスクは、実際の判断に使われるスプレッドシートに集中しています。計画担当者が自分だけで使うWhat-if用のシートのリスクは小さく、翌日の生産順序を決める共有ワークブックや、工場長が公式の停止時間として読むワークブックのリスクは大きくなります。サイロ化したシステム全般のコストとその測り方は、工場でサイロ化したシステムとスプレッドシートが生む本当のコストで説明しています。この記事では、どのファイルに手を付けるかを決める方法を扱います。

1週間のスプレッドシート棚卸し

一覧にしていないものに順位は付けられません。各部門の責任者に、チームが週に1回以上開く共有スプレッドシートをすべて挙げてもらい、1ファイルにつき1行ずつ記入します。

列記入する内容なぜ必要か
ファイルと担当者名前、保存場所、ファイルを管理している1人担当者のいないファイルが最初のリスク
閲覧者誰が、どのミーティングで開くか個人用か共有かがわかる
使われる判断そのファイルをもとに誰が何を決めるか順位付けの中心
頻度シフトごと、毎日、毎週、毎月シフトごとのファイルは現場に直接影響する
データの出どころ数字がどこから来ているか再入力やエクスポートがわかる
再入力データすでにシステムにある値を手で入力していないか二重入力と数字のずれ
間違っていたら何が起きるか、誰がどれだけ早く気づくか害のないエラーとコストの大きいエラーを分ける

期間は1週間に区切り、ファイル単位にとどめてください。セルの確認は後で、置き換えると決めたファイルについてだけ行います。シフトリーダーが自分用に持っているファイルも、ほかの人が見ているなら含めます。

最初に置き換えるファイル

一覧には4つの質問で順位を付けます。3つか4つに「はい」が付くファイルは有力な候補です。

  1. シフト中の現場の判断に使われているか。生産順序の変更、人員の配置換え、保留、保全の優先順位などです。
  2. 別のシステムから再入力したデータを含んでいるか。再入力したデータはずれていき、どのコピーが正しいのか誰にもわからなくなります。
  3. 部門間で共有されているか。部門をまたぐファイルではバージョンが増えていきます。
  4. エラーがあっても、ラインや顧客のところで問題が起きるまで気づかれないか。スプレッドシートのエラーは見つけにくく、ファイルを作った本人でも見落とします。

一度きりの分析、個人用の計算、チームがまだ試している新しい指標の試作であれば、スプレッドシートのままで構いません。新しいKPIはワークブックから始まることが多く、システムに設定する前に定義を試す場所としては妥当です。

最初の候補になりやすいのは、シフト引き継ぎシート、日次ミーティングの未完了アクション一覧、生産と保全のあいだでOEEや停止時間を突き合わせるワークブック、そして計画担当者が製造オーダーのデータを再入力しているファイルです。

ファイルが担っていた仕事を失わずにスプレッドシートを廃止する方法

先に仕事を置き換え、ファイルはその後です。ほとんどの場合、次の5つの手順で進められます。

  1. ファイルの仕事を1文で書く。「このファイルは、次のシフトに、どの製造オーダーが流れていて、何が止まり、何が未解決かを伝える」。1文で書けないなら、そのファイルは複数の仕事をしています。仕事ごとに分けてください。
  2. 定義を先に移す。ルールを表している数式（「計画された段取り替えは停止時間に含めない」など）は、すべて合意したうえでシステムに設定します。これを飛ばすと新しい画面に違う数字が表示され、人はファイルに戻ってしまいます。
  3. 期間を決めて並行運用する。多くの工場では数週間ほど両方を並べて使い、数字を比べて抜けを見つけます。終了日は最初に決めておきます。
  4. ファイルを凍結する。合意した日に読み取り専用にし、最初のシートに、データがいまどこにあるかを書いたメモを置きます。
  5. 1か月後に確認する。ファイルを使っていた人に、いまは代わりに何をしているかを聞きます。新しい個人用のコピーが出てきていたら、置き換え先に何かが足りていません。それが何かを突き止めてください。

例（説明のための架空の例）：あるシフトリーダーは、MESの画面、保全記録、自分の記憶をもとに引き継ぎワークブックを記入しています。工場は引き継ぎを生産システムに移します。引き継ぎメモはそのシフトの生産と停止のデータをもとに作られ、シフトリーダーが手直しします。3週間は両方を使います。比べてみると、ワークブックには資材不足も書かれていたのに、新しいメモにはその項目がないことがわかり、シフトリーダーたちはそのための行を追加します。その後、ファイルを凍結します。

DBR77 IRISでの仕組み

DBR77 IRISはブラウザで動くWebアプリケーションです。共有ワークブックを置き換えても、シフトリーダーごとのPCにソフトウェアをインストールする必要はありません。

IRIS MESは生産関係のファイルを引き継ぎます。製造オーダーは、保存した列の対応付けとプレビューを使ってCSVやXLSXファイルから取り込めるので、並行運用の期間に役立ちます。OEEはすべての画面で同じ定義を使い、停止と停止時間の理由リストも一度設定すれば済みます。シフト引き継ぎメモは、ボタン1つでMESのデータから作成できます。シフトの生産と停止の要約、進行中の製造オーダー、未解決の停止、Andonアラートと故障、ステーションの状態が入ります。シフトリーダーは保存する前に文面を修正します。

IRIS Tasksはアクション一覧を置き換えます。タスクは、保全の作業指示、Andon呼び出し、不適合など、ほかのモジュールのイベントから自動で作成されるか、手動で入力されます。どのタスクにも種類、担当者、期限、履歴があります。分析画面ではエリアごとに期限内の完了率と期限切れの作業が表示されるので、日次ミーティングでは別のファイルを使わずに未処理の作業を確認できます。

IRIS KPIは工場で共有する数字を保持します。各モジュールは自分の指標を1時間ごとに公開します。たとえばMESからはOEE、保全からはMTBFとMTTR、品質からは直行率です。KPIの一覧には各値の出どころが表示されます。測定値がない指標は、ゼロではなく空欄で表示されます。まだどのモジュールも算出していない指標は、手動または一括で入力する必要があるため、データソースがつながるまで、KPIワークブックの一部は手作業のまま残る場合があります。

システムを段階的につなぐ全体像はMES、WMS、QMS、CMMSをすべて置き換えずに統合する方法で、信号がタスクになった後に何が起きるかは信号からタスク、そして完了へで説明しています。

よくある質問

スプレッドシートを禁止すべきですか？

いいえ。禁止すると、ファイルは見えないところで使われるようになります。判断に使われている共有ファイルを置き換え、個人の分析はそのままにしてください。

一度に何個のスプレッドシートを置き換えるべきですか？

まずは1つか2つのファイルから始めてください。置き換えるたびに定義の合意と並行運用が必要で、ファイルを使っていた人が新しい画面を信頼するまでにも時間がかかります。

誰も合意していない定義がスプレッドシートに入っている場合は？

まず定義を決めてください。生産、保全、品質の責任者が同席して決めます。意見の割れている定義をそのままソフトウェアに設定しても、議論の場が新しい画面に移るだけです。

棚卸しは誰が担当すべきですか？

部門をまたいで権限を持つ1人で、通常は工場長かオペレーショナル・エクセレンスの責任者です。各部門の責任者が行を記入し、担当者が順位を付けます。

まとめ

工場がいまもスプレッドシートで回っているのは、システムが引き受けていない実際の仕事をファイルがしているからです。共有ファイルを1週間で一覧にし、現場の判断に使われているか、再入力したデータを含むか、部門をまたぐか、エラーが隠れやすいかで順位を付け、上位の1つか2つから始めてください。それぞれ、まず定義を移し、期間を決めて並行運用し、その後ファイルを凍結します。

出典