Baza wiedzy

Dlaczego zakłady wciąż działają na arkuszach kalkulacyjnych i które zastąpić najpierw

DBR77 Team9 min czytania

Na tej stronie

Zakłady trzymają arkusze kalkulacyjne, bo pełnią funkcje, których oficjalne systemy nie obejmują: łączą dane z kilku źródeł, śledzą działania przechodzące między działami i przechowują definicje, których nikt jeszcze nie wbudował w oprogramowanie. Nie próbuj usuwać ich wszystkich. Spisuj je przez tydzień, znajdź kilka, na których opierają się decyzje podejmowane w ciągu zmiany albo które zawierają przepisywane dane, i zastępuj je po jednym, zaczynając od tego, którego błędy kosztowałyby najwięcej.

Dlaczego arkusze przetrwały

Arkusz w zakładzie rzadko jest oznaką lenistwa. Ktoś go zbudował, bo coś trzeba było zrobić dziś, a żaden system tego nie robił. Tę funkcję trzeba zrozumieć, zanim dotkniesz pliku.

Funkcja arkuszaDlaczego oficjalny system jej nie pełniCo musi zapewnić zamiennik
Łączy liczby z MES, ERP i jakości w jednym raporcieKażdy system pokazuje tylko własne daneJeden zapis, do którego wpisują dane różne działy
Śledzi otwarte działania z porannej odprawyDziałania przechodzą między działami, a każdy system ma własną listę zadańZadania z właścicielem, terminem i historią, skądkolwiek pochodzą
Przechowuje definicję KPI („co u nas liczy się jako przestój”)Definicji nigdy nie uzgodniono ani nie skonfigurowanoJedna definicja, skonfigurowana raz i używana na każdym ekranie
Odbudowuje plan po zmianieNarzędzie do planowania wolno się aktualizuje albo nikt mu nie ufaPlan, który dociera na halę i wraca z raportem
Zastępuje brakujące ogniwo w trakcie projektuDo wdrożenia oprogramowania zostały jeszcze miesiąceTymczasowe rozwiązanie, które nie stanie się stałe

Wspólny mianownik to szybkość. Jeśli oficjalna droga jest wolniejsza niż obejście, ludzie wybierają obejście. Ankieta wśród 260 producentów, którą przeprowadził InfinityQS, dostawca oprogramowania jakościowego, wykazała, że 53% używało arkuszy do zbierania danych, a 47% nadal polegało na ołówku i papierze. Ankieta pochodzi z 2017 roku i przeprowadziła ją firma, która sprzedaje alternatywę. Pokazuje, jak powszechna jest ta praktyka, ale nie mierzy dzisiejszych zakładów.

Przez tydzień spisuj każdy wspólny arkusz otwierany co najmniej raz w tygodniu.

Animowany diagram: które arkusze kalkulacyjne w zakładzie zastąpić w pierwszej kolejności

Nie każdy arkusz jest problemem

Badacze z Tuck School of Business w Dartmouth przeanalizowali arkusze operacyjne z prawdziwych organizacji. Wcześniejsze badanie 50 skoroszytów wykazało błędy w 0,8% do 1,8% komórek z formułami, zależnie od tego, jak zdefiniuje się błąd. Następnie w kolejnym badaniu 25 arkuszy z pięciu organizacji zmierzono, jakie skutki miały te błędy. Jego autorzy stwierdzili, że wiele błędów nie ma wpływu ilościowego, a często dotyczą one mało ważnych części skoroszytu; niektóre jednak istotnie wpływają na kluczowe wyniki.

Dla zakładu to przydatne ustalenie. Ryzyko skupia się w arkuszach, na których opierają się prawdziwe decyzje. Prywatny arkusz planisty do symulacji „co jeśli” to małe ryzyko. Wspólny skoroszyt, który ustala jutrzejszą kolejność produkcji albo z którego kierownik zakładu odczytuje oficjalny wynik przestojów, to ryzyko duże. Ogólnie o koszcie odizolowanych systemów i o tym, jak go zmierzyć, pisze artykuł Prawdziwy koszt odizolowanych systemów i arkuszy kalkulacyjnych w zakładzie. Ten tekst dotyczy wyboru plików, którymi trzeba się zająć.

Tygodniowa inwentaryzacja arkuszy

Nie da się uszeregować tego, czego się nie spisało. Poproś każdego kierownika działu o wskazanie wszystkich wspólnych arkuszy, które jego zespół otwiera co najmniej raz w tygodniu, i wypełnij jeden wiersz na plik.

KolumnaCo wpisaćDlaczego to ważne
Plik i właścicielNazwa, lokalizacja, jedna osoba, która go prowadziPliki bez właściciela to pierwsze ryzyko
UżytkownicyKto go otwiera i na którym spotkaniuPokazuje, czy jest osobisty, czy wspólny
Decyzja, na której się opieraO czym ktoś na jego podstawie decydujeSedno rankingu
CzęstotliwośćCo zmianę, codziennie, co tydzień, co miesiącPliki używane co zmianę wpływają bezpośrednio na halę
ŹródłaSkąd pochodzą liczbyPokazuje przepisywanie i eksporty
Przepisywane daneCzy wpisuje się wartość, która już istnieje w systemie?Podwójne wpisywanie i rozjeżdżanie się danych
Gdy zawiera błądCo się dzieje i jak szybko ktoś by to zauważyłOdróżnia nieszkodliwe błędy od kosztownych

Ogranicz się do jednego tygodnia i do poziomu plików. Sprawdzanie komórek robisz później i tylko dla plików, które zdecydujesz się zastąpić. Uwzględnij pliki, które liderzy zmian prowadzą dla siebie, jeśli czytają je inni.

Które zastąpić najpierw

Uszereguj listę według czterech pytań. Plik, przy którym odpowiesz „tak” na trzy lub cztery z nich, to silny kandydat.

  1. Czy na jego podstawie podejmuje się decyzje na hali w ciągu zmiany? Zmiany kolejności, przesunięcia obsady, blokady, priorytet utrzymania ruchu.
  2. Czy zawiera dane przepisywane z innego systemu? Przepisywane dane się rozjeżdżają i nikt nie wie, która kopia jest właściwa.
  3. Czy jest wspólny dla kilku działów? W plikach międzydziałowych mnożą się wersje.
  4. Czy błąd pozostałby niezauważony, dopóki coś nie pójdzie źle na linii lub u klienta? Błędy w arkuszach trudno wykryć, nawet autorom pliku.

Arkusz możesz zostawić, gdy to jednorazowa analiza, osobiste obliczenie albo prototyp nowego wskaźnika, który zespół wciąż testuje. Nowy KPI często zaczyna jako skoroszyt i to rozsądne miejsce na wypróbowanie definicji, zanim ją skonfigurujesz.

Typowi pierwsi kandydaci to arkusz przekazania zmiany, rejestr otwartych działań z codziennej odprawy, skoroszyt, w którym produkcja i utrzymanie ruchu uzgadniają OEE lub przestoje, oraz plik, w którym planiści przepisują dane zleceń.

Jak wycofać jeden arkusz, nie tracąc tego, co robił

Zastąp funkcję, potem plik. W większości przypadków sprawdza się pięć kroków.

  1. Zapisz funkcję jednym zdaniem. „Ten plik pokazuje zmianie przejmującej, które zlecenia trwają, co stanęło i co jest jeszcze otwarte.” Jeśli nie potrafisz napisać takiego zdania, plik pełni kilka funkcji; rozdziel je.
  2. Najpierw przenieś definicje. Każda formuła, która zapisuje regułę („planowane przezbrojenia nie liczą się jako przestój”), musi zostać uzgodniona i skonfigurowana w systemie. Jeśli to pominiesz, nowy ekran pokaże inną liczbę i ludzie wrócą do pliku.
  3. Prowadź oba rozwiązania równolegle przez ustalony czas. Wiele zakładów robi tak przez kilka tygodni, czyli tyle, by porównać liczby i znaleźć luki. Datę zakończenia wyznacz z góry.
  4. Zamroź plik. W uzgodnionym dniu ustaw go tylko do odczytu i umieść na pierwszej karcie notatkę, gdzie znajdują się teraz te dane.
  5. Sprawdź po miesiącu. Zapytaj osoby, które korzystały z pliku, co robią teraz zamiast tego. Jeśli pojawiła się nowa prywatna kopia, nowemu rozwiązaniu czegoś brakuje; sprawdź czego.

Przykład ilustracyjny: lider zmiany wypełnia skoroszyt przekazania zmiany z ekranów MES, dziennika utrzymania ruchu i z pamięci. Zakład przenosi przekazanie zmiany do systemu produkcyjnego; notatka powstaje tam z danych o produkcji i postojach danej zmiany, a lider ją redaguje. Przez trzy tygodnie działają oba rozwiązania. Porównanie pokazuje, że skoroszyt wymieniał też braki materiałowe, których nowa notatka nie obejmowała, więc liderzy dodają w niej wiersz o brakach. Potem plik zostaje zamrożony.

Jak to działa w DBR77 IRIS

DBR77 IRIS to aplikacja internetowa działająca w przeglądarce, więc zastąpienie wspólnego skoroszytu nie oznacza instalowania oprogramowania na komputerze każdego lidera zmiany.

IRIS MES przejmuje arkusze produkcyjne. Zlecenia produkcyjne można importować z plików CSV lub XLSX z zapisanym mapowaniem kolumn i podglądem, co pomaga w okresie pracy równoległej. Moduł stosuje jedną definicję OEE na wszystkich ekranach, a listy przyczyn postojów i przestojów konfiguruje się raz. Notatkę przekazania zmiany można uzupełnić jednym przyciskiem z danych MES: podsumowanie produkcji i postojów zmiany, zlecenia w toku, otwarte postoje, alarmy Andon i awarie oraz stan stanowisk. Lider zmiany poprawia tekst przed zapisem.

IRIS Tasks zastępuje arkusz z działaniami. Zadania powstają automatycznie ze zdarzeń w innych modułach, takich jak zlecenia pracy utrzymania ruchu, wezwania Andon i niezgodności, albo są wpisywane ręcznie, a każde ma typ, właściciela, termin i historię. Widok analityczny pokazuje terminowość realizacji i zaległości według obszarów, więc codzienna odprawa może przeglądać zaległości bez osobnego pliku.

IRIS KPI przechowuje wspólne liczby. Moduły publikują własne wskaźniki co godzinę, na przykład OEE z MES, MTBF i MTTR z utrzymania ruchu oraz first pass yield z jakości, a lista KPI pokazuje źródło każdej wartości. Wskaźnik bez pomiaru wyświetla się jako pusty, a nie jako zero. Wskaźniki, których żaden moduł jeszcze nie tworzy, trzeba nadal wprowadzać ręcznie lub zbiorczo, więc część skoroszytu KPI może pozostać ręczna do czasu podłączenia źródła danych.

Szerszy obraz stopniowego łączenia systemów znajdziesz w artykule Jak połączyć MES, WMS, QMS i CMMS bez wymiany wszystkiego, a o tym, co dzieje się po tym, jak sygnał staje się zadaniem, w artykule Od sygnału przez zadanie do zamknięcia: jak działa pętla realizacji.

Najczęstsze pytania

Czy powinniśmy zakazać arkuszy?

Nie. Zakaz spycha pliki do podziemia. Zastąp wspólne pliki, na których opierają się decyzje, a osobistych analiz nie ruszaj.

Ile arkuszy zastępować naraz?

Zacznij od jednego lub dwóch plików. Każda wymiana wymaga uzgodnionych definicji i pracy równoległej, a osoby, które korzystały z pliku, potrzebują czasu, by zaufać nowemu ekranowi.

Co zrobić, gdy arkusz zawiera definicję, co do której nie ma zgody?

Najpierw uzgodnij definicję w gronie właścicieli produkcji, utrzymania ruchu i jakości. Skonfigurowanie spornej definicji w oprogramowaniu tylko przenosi spór na nowy ekran.

Kto powinien być właścicielem inwentaryzacji?

Jedna osoba z uprawnieniami obejmującymi wszystkie działy, zwykle kierownik zakładu lub lider doskonalenia operacyjnego. Kierownicy działów wypełniają wiersze; właściciel je szereguje.

Podsumowanie

Zakłady wciąż działają na arkuszach, bo te pliki wykonują prawdziwą pracę, której systemy nie obejmują. Spisz wspólne pliki w ciągu tygodnia, uszereguj je według tego, czy są podstawą decyzji na hali, zawierają przepisywane dane, krążą między działami i ukrywają błędy, i zacznij od jednego lub dwóch pierwszych. W każdym przypadku najpierw przenieś definicje, potem prowadź oba rozwiązania równolegle przez ustalony czas i dopiero wtedy zamroź plik.

Źródła