قاعدة المعرفة

لماذا ما زالت المصانع تعمل بجداول البيانات، وأيها تستبدل أولًا

DBR77 Team8 دقائق للقراءة

في هذه الصفحة

تحتفظ المصانع بجداول البيانات لأنها تؤدي مهام تتركها الأنظمة الرسمية دون إنجاز: جمع البيانات من عدة مصادر، ومتابعة الإجراءات التي تعبر الأقسام، والاحتفاظ بتعريفات لم يبنها أحد في أي برنامج بعد. لا داعي لمحاولة إزالتها كلها. اسرد الملفات لمدة أسبوع، وحدد القليل منها الذي يغذي قرارات الوردية أو يحتوي على بيانات أُعيد إدخالها، واستبدل هذه الملفات واحدًا تلو الآخر، بدءًا بالملف الذي تكلّف أخطاؤه أكثر من غيره.

لماذا تبقى جداول البيانات

نادرًا ما يكون جدول البيانات في المصنع علامة على التهاون. فقد بناه أحدهم لأن مهمةً كان لا بد من إنجازها في اليوم نفسه، ولم يكن أي نظام يؤديها. وهذه المهمة هي ما يجب فهمه قبل أن تلمس الملف.

المهمة التي يؤديها جدول البياناتلماذا لا يؤديها النظام الرسميما يجب أن يقدمه البديل
يجمع أرقام MES وERP والجودة في تقرير واحدكل نظام يعرض بياناته فقطسجل واحد تكتب فيه عدة أقسام
يتابع الإجراءات المفتوحة من الاجتماع الصباحيالإجراءات تعبر الأقسام، ولكل نظام قائمة مهام خاصة بهمهام لكل منها مسؤول وموعد نهائي وسجل، أيًا كان مصدرها
يحتفظ بتعريف مؤشر أداء ("ما الذي يُحتسب وقت توقف هنا")لم يُتفق على التعريف ولم يُضبط في أي نظامتعريف واحد يُضبط مرة واحدة ويُستخدم في كل الشاشات
يعيد بناء الخطة بعد أي تغييرأداة التخطيط بطيئة التحديث أو لا يثق بها أحدخطة تصل إلى أرض المصنع وتعود منها بالنتائج
يسد فجوة خلال مشروع مامشروع البرمجيات ما زال على بعد أشهرمكان مؤقت لا يتحول إلى مكان دائم

القاسم المشترك هو السرعة. فإذا كان المسار الرسمي أبطأ من الحل البديل، استخدم الناس الحل البديل. وقد وجد استطلاع شمل 260 شركة تصنيع أجرته InfinityQS، وهي شركة تبيع برامج الجودة، أن 53% منها تستخدم جداول البيانات لجمع البيانات و47% ما زالت تعتمد على الورقة والقلم. يعود الاستطلاع إلى عام 2017، وأجرته شركة تبيع بديلًا. اقرأه مؤشرًا على مدى شيوع هذه الممارسة، فهو لا يقيس مصانع اليوم.

لمدة أسبوع، اسرد كل جدول بيانات مشترك يُفتح مرة واحدة على الأقل أسبوعيًا.

رسم متحرك: جداول البيانات في المصنع التي ينبغي استبدالها أولًا

ليس كل جدول بيانات مشكلة

راجع باحثون في كلية Tuck لإدارة الأعمال التابعة لجامعة Dartmouth جداول بيانات تشغيلية من مؤسسات حقيقية. ووجدت دراسة سابقة شملت 50 ملفًا أخطاءً في نسبة تتراوح من ‎0.8%‎ إلى ‎1.8%‎ من الخلايا التي تحتوي على صيغ، بحسب طريقة تعريف الخطأ. ثم قاست دراسة لاحقة شملت 25 جدول بيانات من خمس مؤسسات ما الذي أحدثته تلك الأخطاء. ووجد مؤلفوها أن كثيرًا من الأخطاء ليس لها أثر كمي، وأنها تقع غالبًا في أجزاء غير مهمة من الملف، بينما يؤثر بعضها تأثيرًا كبيرًا في النتائج الرئيسية.

هذه النتيجة مفيدة للمصنع. فالخطر يتركز في جداول البيانات التي تغذي قرارات فعلية. ورقة "ماذا لو" التي يعدّها المخطِّط لنفسه خطرها قليل. أما الملف المشترك الذي يحدد تسلسل الإنتاج للغد، أو الذي يقرؤه مدير المصنع على أنه الرقم الرسمي لوقت التوقف، فخطره كبير. تكلفة الأنظمة المعزولة عمومًا وطريقة قياسها يتناولها مقال التكلفة الحقيقية للأنظمة المعزولة وجداول البيانات في المصنع. أما هذا المقال فيتناول كيف تقرر أي الملفات تتعامل معها.

جرد جداول البيانات في أسبوع واحد

لا يمكنك ترتيب ما لم تسرده. اطلب من كل رئيس قسم أن يذكر كل جدول بيانات مشترك يفتحه فريقه مرة واحدة على الأقل في الأسبوع، واملأ صفًا واحدًا لكل ملف.

العمودما تكتبهلماذا يهم
الملف والمسؤول عنهالاسم، والموقع، والشخص الوحيد الذي يحدّثهالملفات التي ليس لها مسؤول هي أول خطر
القرّاءمن يفتحه، وفي أي اجتماعيبيّن ما إذا كان ملفًا شخصيًا أم مشتركًا
القرار الذي يغذيهما الذي يقرره شخص ما بناءً عليهجوهر الترتيب
التكراركل وردية، يوميًا، أسبوعيًا، شهريًاالملفات التي تُحدَّث كل وردية تؤثر في أرض المصنع مباشرة
المصادرمن أين تأتي الأرقاميكشف إعادة الإدخال والتصدير
بيانات مُعاد إدخالهاهل تُكتب فيه قيمة موجودة أصلًا في أحد الأنظمة؟الإدخال المزدوج وتباعد الأرقام
إذا كان خاطئًاماذا يحدث، وبأي سرعة سيلاحظ أحد ذلكيفصل الأخطاء غير الضارة عن الأخطاء المكلفة

اكتفِ بأسبوع واحد، وابقَ على مستوى الملفات. أما فحص الخلايا فيأتي لاحقًا، ويقتصر على الملفات التي تقرر استبدالها. وأدرج الملفات التي يحتفظ بها قادة الورديات لأنفسهم إذا كان آخرون يقرؤونها.

أي الملفات تستبدل أولًا

رتّب القائمة بأربعة أسئلة. وإذا كانت الإجابة "نعم" عن ثلاثة منها أو أربعة، فالملف مرشح قوي.

  1. هل يغذي قرارًا في أرض المصنع خلال الوردية؟ مثل تغيير التسلسل، أو نقل العمال، أو إيقاف الدفعات، أو أولوية الصيانة.
  2. هل يحتوي على بيانات أُعيدت كتابتها من نظام آخر؟ البيانات المُعاد إدخالها تتباعد، ولا يعرف أحد أي نسخة هي الصحيحة.
  3. هل يتشاركه أكثر من قسم؟ في الملفات التي تعبر الأقسام تتكاثر النسخ.
  4. هل سيمر الخطأ دون أن يلاحظه أحد حتى يقع شيء على الخط أو لدى العميل؟ يصعب اكتشاف أخطاء جداول البيانات، حتى على من بنى الملف.

احتفظ بجدول البيانات إذا كان تحليلًا لمرة واحدة، أو حسابًا شخصيًا، أو نموذجًا أوليًا لمؤشر جديد ما زال الفريق يختبره. فكثيرًا ما يُجرَّب مؤشر الأداء الجديد أولًا في ملف، وهو مكان معقول لاختبار التعريف قبل ضبطه في النظام.

وأول المرشحين في العادة: ورقة تسليم الوردية، وقائمة الإجراءات المفتوحة من الاجتماع اليومي، والملف الذي يوفّق بين أرقام OEE أو وقت التوقف لدى الإنتاج والصيانة، والملف الذي يعيد فيه المخطِّطون كتابة بيانات الأوامر.

كيف تتخلى عن جدول بيانات دون أن تخسر ما كان يؤديه

استبدل المهمة أولًا، ثم الملف. وفي معظم الحالات تكفي خمس خطوات.

  1. اكتب المهمة في جملة واحدة. "يخبر هذا الملف الوردية المستلِمة بالأوامر الجارية، وبما توقف، وبما لا يزال مفتوحًا." إذا لم تستطع كتابة الجملة، فالملف يؤدي عدة مهام؛ افصل بينها.
  2. انقل التعريفات أولًا. كل صيغة تعبّر عن قاعدة ("عمليات التبديل المخطط لها لا تُحتسب وقت توقف") يجب الاتفاق عليها وضبطها في النظام. وإذا تخطيت هذه الخطوة، فستعرض الشاشة الجديدة رقمًا مختلفًا ويعود الناس إلى الملف.
  3. شغّل الاثنين بالتوازي لمدة محددة. تشغّل مصانع كثيرة الاثنين جنبًا إلى جنب لبضعة أسابيع، وهي مدة كافية لمقارنة الأرقام والعثور على الثغرات. حدد تاريخ الانتهاء مسبقًا.
  4. جمّد الملف. اجعله للقراءة فقط في التاريخ المتفق عليه، وضع ملاحظة في الورقة الأولى تذكر أين توجد البيانات الآن.
  5. راجع بعد شهر. اسأل من كانوا يستخدمون الملف عمّا يفعلونه الآن بدلًا منه. إذا ظهرت نسخة خاصة جديدة، فالبديل ينقصه شيء؛ اكتشف ما هو.

مثال توضيحي: يملأ قائد وردية ملف تسليم الوردية من شاشات MES وسجل الصيانة وذاكرته. ينقل المصنع التسليم إلى نظام الإنتاج، حيث تبدأ مذكرة التسليم من بيانات الإنتاج والتوقفات الخاصة بالوردية نفسها، ثم يعدّلها قائد الوردية. يُستخدم الاثنان معًا ثلاثة أسابيع. وتكشف المقارنة أن الملف كان يسرد أيضًا نقص المواد، وهو ما لم تغطه المذكرة الجديدة، فيضيف قادة الورديات سطرًا لذلك. بعد ذلك يُجمَّد الملف.

كيف يعمل ذلك في DBR77 IRIS

DBR77 IRIS تطبيق ويب يعمل في المتصفح، لذا لا يعني استبدال ملف مشترك تثبيت برنامج على حاسوب كل قائد وردية.

تتولى IRIS MES ملفات الإنتاج. يمكن استيراد أوامر الإنتاج من ملفات CSV أو XLSX مع مطابقة أعمدة محفوظة ومعاينة قبل الاستيراد، وهذا يساعد خلال فترة التشغيل المتوازي. وتستخدم تعريفًا واحدًا لـOEE في كل الشاشات، وتُضبط قوائم أسباب التوقفات ووقت التوقف مرة واحدة. ويمكن ملء مذكرة تسليم الوردية بزر واحد من بيانات MES: ملخص لإنتاج الوردية وتوقفاتها، والأوامر الجارية، والتوقفات المفتوحة، وتنبيهات Andon والأعطال، وحالة المحطات. ويصحح قائد الوردية النص قبل الحفظ.

تحل IRIS Tasks محل قائمة متابعة الإجراءات. تُنشأ المهام تلقائيًا من أحداث في وحدات أخرى، مثل أوامر عمل الصيانة ونداءات Andon وحالات عدم المطابقة، أو تُدخل يدويًا، ولكل مهمة نوع ومسؤول وموعد نهائي وسجل. وتعرض شاشة التحليلات نسبة الإنجاز في الموعد والأعمال المتأخرة لكل منطقة، فيستطيع الاجتماع اليومي مراجعة الأعمال المتراكمة دون ملف منفصل.

تحتفظ IRIS KPI بالأرقام المشتركة. تنشر الوحدات مؤشراتها كل ساعة، مثل OEE من MES، وMTBF وMTTR من الصيانة، ونسبة النجاح من المرة الأولى (First Pass Yield) من الجودة، وتعرض قائمة مؤشرات الأداء مصدر كل قيمة. والمؤشر الذي ليس له قياس يظهر فارغًا لا صفرًا. أما المؤشرات التي لا تنتجها أي وحدة بعد فلا بد من إدخالها يدويًا أو على دفعات، لذا قد يبقى جزء من ملف مؤشرات الأداء يدويًا حتى يُربط مصدر للبيانات.

وللصورة الأوسع عن ربط الأنظمة خطوة بخطوة، راجع كيف توحّد أنظمة MES وWMS وQMS وCMMS دون استبدال كل شيء، ولما يحدث بعد أن تتحول الإشارة إلى مهمة، راجع من الإشارة إلى المهمة إلى الإغلاق.

الأسئلة الشائعة

هل يجب أن نمنع جداول البيانات؟

لا. المنع يدفع الملفات إلى الاختفاء عن الأنظار. استبدل الملفات المشتركة التي تغذي القرارات، واترك التحليل الشخصي كما هو.

كم جدول بيانات يجب أن نستبدل في المرة الواحدة؟

ابدأ بملف واحد أو ملفين. فكل استبدال يحتاج إلى تعريفات متفق عليها وإلى تشغيل متوازٍ، ويحتاج من كانوا يستخدمون الملف إلى وقت ليثقوا بالشاشة الجديدة.

ماذا لو كان جدول البيانات يحتوي على تعريف لا يتفق عليه أحد؟

احسم التعريف أولًا، بحضور المسؤولين عن الإنتاج والصيانة والجودة. فضبط تعريف مختلف عليه في برنامج لا يفعل سوى نقل الخلاف إلى شاشة جديدة.

من يجب أن يتولى الجرد؟

شخص واحد له صلاحيات عبر الأقسام، وعادة ما يكون مدير المصنع أو مسؤول التميز التشغيلي. يملأ رؤساء الأقسام الصفوف، ويتولى المسؤول ترتيبها.

الخلاصة

ما زالت المصانع تعمل بجداول البيانات لأن الملفات تؤدي مهام حقيقية تتركها الأنظمة دون إنجاز. اسرد الملفات المشتركة لمدة أسبوع، ورتّبها بحسب ما إذا كانت تغذي قرارات أرض المصنع، وتحتوي على بيانات مُعاد إدخالها، وتعبر الأقسام، وتخفي الأخطاء، وابدأ بالملف الأول أو الملفين الأولين. ولكل ملف، انقل التعريفات أولًا، وشغّل الاثنين بالتوازي لمدة محددة، ثم جمّد الملف.

المصادر